En tant que femme active, la productivité au travail est essentielle pour atteindre vos objectifs professionnels tout en maintenant un équilibre avec votre vie personnelle.
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à booster votre productivité au travail.
Adoptez l’expérience « du bocal avec les gros cailloux » :
L’expérience du bocal avec les gros cailloux est une métaphore puissante souvent utilisée pour illustrer les principes de la gestion du temps, de la productivité et de la priorisation au travail.
Elle nous enseigne comment organiser nos journées pour maximiser notre efficacité et atteindre nos objectifs professionnels.
Voici une adaptation de cette expérience pour une productivité efficace au travail :
Imaginez que votre journée de travail soit représentée par un bocal vide. Dans ce bocal, vous avez des gros cailloux, des petits cailloux, du gravier et du sable, qui symbolisent différentes tâches et activités de votre travail.
- Les Gros Cailloux : Vos Priorités
Les gros cailloux représentent les tâches et les projets les plus importants de votre travail. Ce sont les activités qui contribuent le plus à vos objectifs professionnels. Identifiez ces priorités, qu’il s’agisse de réunions cruciales, de projets majeurs ou de tâches essentielles, et commencez par les placer dans votre journée de travail. - Les Petits Cailloux : Les Tâches Importantes
Les petits cailloux sont les tâches importantes mais moins cruciales que les gros cailloux. Cela peut inclure la réponse aux e-mails importants, la préparation de rapports ou la résolution de problèmes du quotidien. Une fois que vos gros cailloux sont en place, ajoutez-y les petits cailloux. - Le Gravier : Les Tâches Récurrentes et Secondaires
Le gravier représente les tâches récurrentes et les activités moins prioritaires, mais toujours nécessaires. Cela peut inclure des réunions de routine, des tâches administratives ou la gestion de la correspondance générale. Placez le gravier autour des gros et petits cailloux. - Le Sable : Les Détails et les Distractions
Le sable symbolise les détails mineurs et les distractions qui peuvent consommer votre temps si vous ne faites pas attention. Il peut s’agir de conversations non essentielles, de réseaux sociaux, ou de tâches triviales. Gardez le sable pour la fin.
L’essence de cette métaphore est que si vous commencez par remplir votre journée avec du sable (les détails et les distractions), il ne restera plus de place pour les gros cailloux (vos priorités professionnelles).
En revanche, en commençant par les gros cailloux, vous vous assurez que l’essentiel est pris en charge, et vous pouvez ensuite ajuster votre emploi du temps pour y intégrer les autres éléments.
L’expérience du bocal avec les gros cailloux nous rappelle qu’en identifiant et en priorisant nos tâches importantes au travail, nous pouvons maximiser notre productivité en nous concentrant sur ce qui compte le plus. Elle nous encourage également à être conscients des distractions et à ne pas les laisser prendre le dessus.
Utilisez la technique de gestion du temps « POMODORO » :
La technique « POMODORO » a été inventée dans les années 1980 par Francesco CIRILLO. Cette technique repose sur le principe de travailler en blocs de temps courts et concentrés, entrecoupés de
de courtes pauses. Le processus est le suivant :
- Réglez un minuteur : Tout d’abord, définissez un minuteur (le « Pomodoro ») sur une durée de 25 minutes. L’inventeur avait un minuteur en forme de tomate (pomodoro en italien) d’où le nom de la technique.
- Travaillez intensément : Pendant la période de 25 minutes, concentrez-vous pleinement sur une tâche spécifique. Évitez les distractions et restez dédié à cette tâche.
- Prenez une courte pause : Une fois le Pomodoro terminé, accordez-vous une pause de 5 minutes. Utilisez ce temps pour vous détendre, marcher, vous étirer ou prendre une collation légère. Evitez les écrans durant cette pause.
- Répétez le cycle : Après la pause, réglez à nouveau le minuteur sur 25 minutes et reprenez le travail sur la même tâche ou passez à une nouvelle tâche si nécessaire.
- Après quatre Pomodoros, prenez une pause plus longue : Après avoir complété quatre cycles Pomodoro (soit 100 minutes de travail effectif), accordez-vous une pause plus longue de 15 à 30 minutes pour vous ressourcer.
Cette technique permet de lutter contre la procrastination en découpant le travail en segments plus gérables et en fournissant des moments de récupération réguliers pour éviter la fatigue mentale.
Elle est flexible et peut être adaptée en fonction de vos besoins. Vous pouvez ajuster la durée des Pomodoros et des pauses en fonction de votre niveau de concentration et de votre charge de travail.
Elle est particulièrement utile pour les tâches qui nécessitent une attention soutenue, comme la rédaction, la programmation, l’étude ou la planification.
Organisez votre espace de travail :
Un bureau bien rangé et organisé favorise la concentration. Assurez-vous que tout est à portée de main pour éviter les pertes de temps.
Certaines entreprise ont adopté le système de bureaux Flex où il n’ y a plus de bureau attitré. Cela peut être perturbant au début pour prendre ses marques. Restez flexible et vous vous adapterez facilement à ces nouveaux environnements de travail.
Gérez vos e-mails efficacement :
Les e-mails sont très énergivores et décentrant. Limitez le temps que vous passez à consulter vos e-mails.
Pour ne pas être distrait à chaque arrivé d’un e-mail, désactiver les notifications sur Outlook par exemple.
Réservez des moments spécifiques dans la journée pour les traiter.
Déléguer intelligemment :
N’ayez pas peur de déléguer des tâches moins prioritaires à votre équipe. Libérez du temps pour les responsabilités essentielles.
Apprenez à dire non
Ne surchargez pas votre emploi du temps en acceptant toutes les demandes. Apprenez à dire non aux engagements qui ne correspondent pas à vos priorités.
Investissez dans votre développement personnel :
Améliorer vos compétences en gestion du temps grâce à des coachings et des lectures spécialisées peut vous aider à travailler de manière plus efficace.
Mon coaching peut vous aider à gérer votre temps efficacement. N’hésitez pas à m’envoyer un mail si vous êtes intéressée.
En résumé :
En suivant ces conseils, vous pouvez augmenter votre productivité au travail et mieux gérer votre temps, vous permettant ainsi de progresser dans votre carrière tout en préservant un équilibre sain entre votre vie professionnelle et personnelle.